Strumenti per lo Smartworking
Quanti di voi sono pronti ad affrontare seriamente lo smartworking?
Conoscete gli strumenti adatti per seguire i vostri dipendenti e i colleghi anche da remoto?
“5 strumenti per lo smartworking”
Conoscete gli strumenti adatti per seguire i vostri dipendenti e i colleghi anche da remoto?
Il panorama digitale offre una moltitudine di soluzioni per permettere il lavoro agile, molte di queste però sono a pagamento ed altre ancora sono complesse da utilizzare.
In occasione di questo momento di empasse causato dal coronavirus, abbiamo deciso di costruire una piccola guida per supportare le aziende in una rapida e “indolore” implementazione di strumenti gratuiti e di metodologie per sfruttare al meglio lo smartworking senza perdere in produttività. Anzi, forse vi renderete conto che ne guadagnerete anche per il futuro.
Come posso seguire l’andamento del lavoro?
Asana – per il Project Management: è uno degli strumenti più evoluti per poter gestire i progetti in team. Chi è solito lavorare sui Gant troverà in questo strumento totalmente online una valida alternativa, anzi potrei definirla una sua evoluzione. Infatti, in Asana puoi costruire i tuoi progetti e definire il team di lavoro, puoi assegnare a ogni componente del team il lavoro da svolgere e monitorarne l’andamento. Quindi se fino a ieri mandavate un’email per sapere se la task assegnata era stata completata, oggi potete osservare il tutto dalla vostra dashboard di Asana.
Piccola chicca: con la versione Premium avrete la possibilità di verificare la mole di lavoro di ogni componente del team e quindi riassegnare i carichi di attività.
Devo comprare una piattaforma di videoconferenza per i meeting?
Skype – Per i Meeting e le Chat: Nell’era di Zoom o Google Meet, Skype resta sempre la soluzione più economica per affrontare una riunione in video call creando differenti gruppi di lavoro. Il mio consiglio è quello di programmare una riunione per gruppo di lavoro che non duri più di 15 minuti (il tempo varia in base al numero di persone nel gruppo) per comprendere lo stato dei fatti e sbloccare eventuali problematiche.
Piccola chicca: una volta creato un gruppo su Skype potete generare un link e condividerlo ad altri componenti per aggiungerli alla conversazione.
Nota: Skype forse non è la soluzione migliore ma è la meno invasiva perché già conosciuta dal maggior numero dei vostri dipendenti.
Il mio sistema di fatturazione è ingestibile fuori dall’ufficio.
Fattura24 – Per la Contabilità: mi è capitato di scoprire che ad alcuni clienti sono stati venduti strumenti di fatturazione degli anni 90, a cui era possibile accedere attraverso passaggi improbabili a piattaforme esterne e visionabili solo dal computer dell’amministrazione. Tutto questo permettetemi di dirvi che non è necessario, strumenti come Fattura24 consentono di fare tutto comodamente da divano di casa, le proposte commerciali si generano e vengono inviate in automatico dalla piattaforma, inoltre potrete avere sottocchio l’andamento dei vostri prodotti/servizi venduti. La cosa che vi sembrerà più assurda sarà data dai costi.
Piccola chicca: si integra con i principali CRM, come Hubspot.
I miei commerciali adesso non possono spostarsi, non sono in ufficio, vuol dire che non stanno fatturando
Hubspot – Per il Commerciale: Forse è giunto il momento di utilizzare un CRM. Se fino a ieri usavate Excel per costruire la vostra pipeline commerciale, oggi la situazione non può più sussistere, avete bisogno di condividere le informazioni, monitorare l’andamento delle performance dei vostri venditori e avere sotto controllo le esigenze dei vostri clienti. Una soluzione con costi iniziali a impatto zero è Hubspot: un CRM dal quale potrete monitorare le performance della vostra rete commerciale, vedendo il numero di email inviate, chiamate effettuate ed eventuali proposte commerciali aperte, tutto questo a costo zero.
Piccola chicca: scaricando la app, tutte le chiamate effettuate al cliente finiranno automaticamente nel suo storico.
In chiusura, per supportare gli imprenditori, Regione Lombardia ha messo a disposizione delle PMI un voucher a fondo perduto fino a 15.000 €
Abbiamo tutti i file sui server in ufficio
Nextcloud – per la condivisione Forse questo è il problema più grande. molti file importanti sono sui server dell’ufficio e poter passare rapidamente a un cloud non è facile. in questo caso vi consiglio comunque uno strumento di “facile” integrazione per i tecnici che possono ricostruire una piattaforma stile Dropbox ma personale.
in alternativa potete passare i file più importanti su google drive o dropbox
In chiusura, per supportare gli imprenditori, Regione Lombardia ha messo a disposizione delle PMI un voucher a fondo perduto fino a 15.000 €